Margaret Massop is expert thuiswerken. Sterker nog, ze bouwde haar hele onderneming op rond dit concept: met haar online communicatiebureau Webmastery biedt ze kans aan thuisgebonden talent. Alle medewerkers werken dus vanuit huis. Niet alleen nu, tijdens corona, maar gewoon altijd.
In 2012 begon Margaret Massop met social enterprise Webmastery. Met haar 15 medewerkers, waarvan een groot deel met een arbeidsbeperking, biedt ze haar klanten communicatieadvies, een social media pakket (monitoring, webcare en redactie) en de redactie van websites. Alle medewerkers zijn gebonden aan huis. Denk hierbij aan mensen die door vermoeidheids-, pijn- of angstklachten niet op kantoor kunnen werken.
Margaret is niet verbaasd als ze mensen hoort verzuchten dat ze bekaf zijn na een dag video-vergaderen of beeldbellen. “Dat moet je ook helemaal niet doen. Werken vanuit huis kan net zo productief zijn als werken op kantoor, zo niet productiever, maar dan moet de organisatie er wel bij passen.”
Kantoorwerkwijze niet één-op één kopiëren
In het begin van de coronacrisis dacht iedereen waarschijnlijk dat die niet zo lang zou duren. Mensen zaten van de een op de andere dag noodgedwongen thuis en namen hun kantoorcommunicatiegewoontes mee naar huis. “Maar je kunt de manier van kantoor niet altijd één-op-één kopiëren naar thuiswerken. Daar zul je je organisatie en werkwijze toch voor moeten veranderen. Op kantoor kun je misschien de hele dag in overleg zitten, digitaal kan dat niet. Dat is slopend en levert vaak niet zoveel op.”
Vergader zo min mogelijk
Videovergaderen met een groep mensen doet Massop zo min mogelijk. Beeldbellen wordt bij Webmastery eigenlijk alleen ingezet voor online workshops en overleg tussen 2 tot 4 personen. “Dat kost veel energie en is volgens mij ook heel vaak niet nodig. Er is al heel veel gewonnen als leidinggevenden vanuit vertrouwen durven te handelen en op resultaat durven sturen. Als het kan in je sector of branche, laat mensen dan gewoon werken op de tijden dat ze zich het productiefst voelen. En verdeel daarnaast de verantwoordelijkheden op een logische manier. Wees duidelijk wat je van je mensen verwacht. Door individueel contact kun je de vinger aan de pols houden en bekijken of alles nog naar wens verloopt.”
Kies een hoofdkanaal voor de interne communicatie
“De belangrijkste les is misschien dat elke boodschap een eigen kanaal verdient,” zegt Massop. “Daar moet je als leidinggevende goed over nadenken. Bij ons gaat de meeste belangrijke communicatie bijvoorbeeld per e-mail. Bij ons geldt de afspraak dat we alle mails lezen en altijd even reageren. Appjes sturen of facebooken doen we voor de gezelligheid. De mail staat centraal. Maar er zijn talloze online tools die goed werken om de stroom aan informatie en documenten op een handige manier te clusteren.”
Het goede kanaal op het goede moment
Hoewel e-mail dus de centrale communicatiemethode van Webmastery is en Massop eigenlijk niet graag belt, zijn er momenten dat e-mail niet het geschikte communicatiemiddel is. “Serieuze feedback probeer ik niet via mail te sturen. Dan kan ik niet zien of mijn boodschap goed overkomt. Skype of desnoods telefoon zijn daarvoor veel geschikter.”
Het goede kanaal per medewerker
“Als leidinggevende moet je de gebruiksaanwijzing van je medewerkers kennen,” zegt Massop. “Net zoals elke boodschap een eigen kanaal heeft, heeft iedere medewerker zijn eigen voorkeur. Sommige medewerkers moet je afremmen, bijvoorbeeld als je het hebt over de balans werk en privé, en er zijn mensen die je moet helpen om op te starten. Sommige mensen bellen graag, andere appen liever. Het kost weinig om je daarin te verdiepen en het levert je ontzettend veel op.”
Vergeet het sociale aspect van werk niet
Sociaal contact is voor veel mensen een belangrijk aspect van hun werk. Dat hoeven we volgens Massop ook in deze tijden van thuiswerken niet te verwaarlozen. “Je moet contact mogelijk maken. Wij hebben daarvoor een besloten facebookgroep, genaamd ‘kopje koffie collega’, maar er zijn talloze andere mogelijkheden. Mensen moeten weten dat ze op een plek terecht kunnen voor een praatje. Een soort kantine zeg maar.”
Stimuleren
Massop probeert haar medewerkers te stimuleren om meer te bewegen via wekelijkse challenges, bijvoorbeeld met yoga-oefeningen of gewoon een lunchwandelingetje. “Dan delen we daar foto’s van in onze facebookgroep of praten over onze ervaringen. Voor alle thuiswerkers geldt dat het moeilijk is om de balans tussen werk en ontspanning goed te houden. Via die challenges proberen we dat te stimuleren. Leiding geven op afstand is een kwestie van vertrouwen geven en contact houden.”
Bekijk ook het blog van Margaret over thuiswerken op de site van Webmastery
Dit interview verscheen eerder in uitgebreidere vorm op www.opnaarde100000.nl.
